2023年3月8日，中國加入《取消外國公文書認(rèn)證要求的公約》 （Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents）。2023年11月7日，《公約》在中國生效實施。
此后，中國同《公約》締約國之間公文書跨境流轉(zhuǎn)不再經(jīng)過傳統(tǒng)的“外交部門認(rèn)證+使領(lǐng)館認(rèn)證”的“雙認(rèn)證”程序，而是在《公約》框架下啟用基于“附加證明書”（Apostille）的一步式證明新模式，這將大幅節(jié)省中外公民和企業(yè)的辦證時間和經(jīng)濟(jì)成本。
海牙認(rèn)證
什么是海牙認(rèn)證？
在國際貿(mào)易、商務(wù)以及法律領(lǐng)域，海牙公約被視為具有重要影響力的多邊國際條約之一。
附加證明書（“海牙認(rèn)證”）是適用于《取消外國公文書認(rèn)證要求的公約》（以下簡稱《公約》）締約國之間的、用以替代傳統(tǒng)領(lǐng)事認(rèn)證書的一種有固定格式的證書。附加證明書與領(lǐng)事認(rèn)證書具備同等效力，公文書加貼附加證明書后，無需其他認(rèn)證手續(xù)即可在《公約》締約國之間自由流轉(zhuǎn)。
海牙認(rèn)證適用范圍：
只有當(dāng)源國和目標(biāo)國都是《海牙公約》的締約國時，才能使用海牙認(rèn)證。例如，如果一家美國公司在中國設(shè)立分公司，則需要對其公司文件進(jìn)行海牙認(rèn)證，因為中國和美國都是《海牙公約》的成員。
海牙公約成員國列表官方網(wǎng)站：
The official list can be found at The Hague Conference on Private International Law’s website:
http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.status&cid=41
哪些文書適用于海牙認(rèn)證 （Apostille）？
1.企業(yè)設(shè)立與變更：
境外企業(yè)在國內(nèi)設(shè)立外商投資企業(yè)、辦理企業(yè)設(shè)立相關(guān)登記手續(xù)時，其主體資格證明文件，如公司注冊證書、公司章程等，需要辦理附加證明書，以證明這些文件的真實性和合法性，便于國內(nèi)工商登記等部門審核。在企業(yè)進(jìn)行股權(quán)變更、法定代表人變更等事項時，涉及的境外相關(guān)證明文件也可能需要附加證明書。
2.商業(yè)合同簽訂：
境外企業(yè)與國內(nèi)企業(yè)簽訂重大商業(yè)合同，如投資合同、合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等，為確保合同的法律效力和雙方權(quán)益，合同相關(guān)的境外企業(yè)資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等文件，可能會被要求辦理附加證明書，使國內(nèi)企業(yè)和相關(guān)監(jiān)管部門能夠認(rèn)可這些文件的有效性。
3.知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)：
境外企業(yè)在國內(nèi)申請專利、商標(biāo)注冊、著作權(quán)登記等知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)時，其在境外的主體資格證明、權(quán)利證明文件以及相關(guān)授權(quán)文件等，可能需要辦理附加證明書，以證明其知識產(chǎn)權(quán)的合法性和所屬權(quán)，便于國內(nèi)知識產(chǎn)權(quán)管理部門進(jìn)行審查和登記。
4.銀行開戶與金融業(yè)務(wù)：
境外企業(yè)在國內(nèi)銀行開設(shè)賬戶、進(jìn)行貸款融資、辦理跨境支付等金融業(yè)務(wù)時，銀行通常會要求其提供一系列證明文件，如企業(yè)注冊證明、財務(wù)報表、董事決議等，這些境外出具的文件可能需要附加證明書，以便銀行核實企業(yè)身份和財務(wù)狀況，確保金融業(yè)務(wù)的合規(guī)性和安全性。
5.涉訴法律事務(wù)：
當(dāng)境外企業(yè)在國內(nèi)涉及法律訴訟、仲裁等法律事務(wù)時，其作為當(dāng)事人提交的主體資格證明、授權(quán)委托律師或代理人的文件、相關(guān)證據(jù)材料等，若來自境外，一般需要辦理附加證明書，以滿足國內(nèi)司法或仲裁機(jī)構(gòu)對證據(jù)合法性和真實性的要求。
辦理流程
步驟一：當(dāng)?shù)毓C
1.選擇公證人：
公證員：可公證文件真實性，需攜帶文件原件及身份證明（護(hù)照、駕照等）。
律師公證：（如美國）部分州要求商業(yè)文件由持證律師公證。
提交文件：將上述提到的相關(guān)文件提交給公證員。
核實與公證：公證員會核實文件的真實性，并在文件上加蓋公證章。
步驟二：申請海牙認(rèn)證
攜帶公證文件、護(hù)照復(fù)印件現(xiàn)場提交或郵寄至相關(guān)機(jī)構(gòu)：將經(jīng)過公證的文件提交到負(fù)責(zé)頒發(fā)海牙認(rèn)證的機(jī)構(gòu)（如英國外交部、美國州務(wù)卿辦公室等）。
審核與認(rèn)證：該機(jī)構(gòu)會對文件進(jìn)行審核，并在審核無誤后，在文件上加注海牙認(rèn)證標(biāo)記。
領(lǐng)取認(rèn)證文件：完成認(rèn)證后，可以領(lǐng)取帶有海牙認(rèn)證標(biāo)記的文件。
辦理時間
整個過程的時間取決于各個國家的具體規(guī)定，一般來說，從公證到獲得海牙認(rèn)證大約需要5-10個工作日。對于某些國家或緊急情況，可能會提供加急服務(wù)，但通常需要支付額外費(fèi)用。
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領(lǐng)事認(rèn)證
什么是領(lǐng)事認(rèn)證？
領(lǐng)事認(rèn)證是指一國外交領(lǐng)事機(jī)構(gòu)及其授權(quán)機(jī)構(gòu)對需要到另外一國使用的公證文書、或其他證明文書，就該文書法定出證機(jī)構(gòu)最后一個印鑒、簽名予以確認(rèn)的活動。
領(lǐng)事認(rèn)證的目的是使一國出具的文書能被其他國家相關(guān)機(jī)構(gòu)所承認(rèn)，不會因懷疑文書上的印鑒、簽名的真實性而影響其域外法律效力。
領(lǐng)事認(rèn)證是各國為相互便利文書往來而在領(lǐng)事實踐中形成的國際慣例。
領(lǐng)事認(rèn)證適用范圍：
若外國企業(yè)來自非《海牙公約》締約國，其文書需經(jīng)過所屬國公證機(jī)關(guān)的公證和中國使領(lǐng)館認(rèn)證。
根據(jù)中華人民共和國外交部令第2號 《領(lǐng)事認(rèn)證辦法》第二十條：
國外出具的需送至國內(nèi)使用的文書，中國法律法規(guī)規(guī)定或者文書使用機(jī)構(gòu)要求認(rèn)證的，經(jīng)文書出具國有關(guān)機(jī)構(gòu)公證、認(rèn)證后，應(yīng)當(dāng)由中國駐該國使館、領(lǐng)館或者外交部委托的其他駐外機(jī)構(gòu)辦理領(lǐng)事認(rèn)證。
哪些文書適用于領(lǐng)事認(rèn)證？
公司注冊類：公司章程、注冊證書（營業(yè)執(zhí)照）、董事股東信息表
法律文件類：授權(quán)書、委托書、合同、協(xié)議書、董事會決議
財務(wù)文件：資產(chǎn)證明、資信證明、發(fā)票、原產(chǎn)地證。
辦理流程：
1.文書公證：
首先，將需要認(rèn)證的文書在外國企業(yè)所屬國家或地區(qū)的公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證。公證機(jī)關(guān)會對文書的真實性、合法性等進(jìn)行審查，并加蓋公證章。例如，企業(yè)存續(xù)證明、章程、任命文件等。
2.外交部或外交機(jī)構(gòu)認(rèn)證：
經(jīng)過公證的文書，要送交到該國外交部或其授權(quán)的外交機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證。這一步主要是確認(rèn)公證機(jī)關(guān)的印章和簽字屬實。有些國家可能會有專門的認(rèn)證機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)此項工作。
3.中國使領(lǐng)館認(rèn)證：
完成前兩步后，文書需再送交中國駐該國（或代管該地區(qū)）的使領(lǐng)館進(jìn)行認(rèn)證。使領(lǐng)館會對外國駐華外交機(jī)構(gòu)的印章和簽字進(jìn)行確認(rèn)，以證明文書的真實性和合法性，使其在中國具有法律效力。對于某些國家的海外屬地出具的文書，應(yīng)先在該屬地辦妥公證，再經(jīng)該國外交機(jī)構(gòu)認(rèn)證，最后由中國駐該國使領(lǐng)館認(rèn)證。
